E-Mail-Archivierung

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Als MailStore Service Provider bietet HJM-Computerservice seinen Kunden eine moderne E-Mail-Archivierung as-a-Service an. Der MailStore Server läuft in unserem eigenen Rechenzentrum in Duisburg, speichert jede eintreffende und zugestellte Mail, aber auch jede gesendete zeitgleich auf unseren Servern. Wir sichern nach Bedarf entweder einzelne oder alle Postfächer. Sie erhalten einen gesicherten, exklusiven und verschlüsselten Zugang zu Ihren Postfächern.

Umfangreiche Scripting- und Branding-Optionen erlauben es, unsere Emailarchivierung  nahtlos in Ihre vorhandene Infrastruktur zu integrieren, sind jederzeit skalierbar und kosten Sie nur einen geringen monatlichen Betrag pro Postfach. Um die Sicherheit und Speicherung Ihrer Mails müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich keinen Gedanken mehr machen.

 Warum E-Mail-Archivierung?

   

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

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 Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

 

 Vorteile der E-Mail-Archivierung in der Cloud

Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.

 
• Schutz vor Datenverlusten
• rechtliche Sicherheit
• Reduzierung von IT-Kosten und Aufwand
• keine Investitionen erforderlich
• Steigerung der Produktivität
• gesicherter Zugriff von jedem Ort
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Warum Mailstore Server?    

MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

  Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.

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Wir sichern Ihre Mails und speichern diese gesetzeskonform!

 

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